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julho/2014 | Artigos

Planejamento de eventos como estratégia da comunicação

O planejamento de um evento constitui-se como instrumento para ser utilizado na intenção de fortalecer a imagem e o posicionamento das empresas perante seus públicos, garantindo assim a credibilidade e a representatividade das mesmas. No decorrer dessa matéria temos a intenção de apresentar a forma como é tratada a organização e o planejamento de um evento, e como utilizá-lo como um diferencial para profissionais de Relações Publicas, enfatizando o seu uso estratégico.

Luiz Carlos Zanella no seu Livro, Manual de Organização de Eventos, descreve o evento: “é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e local especial, com o objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica etc”. E, para este acontecimento se concretizar, é necessário, antes de executá-lo, planejar e organizar as funções dentro do contexto.

O planejamento da organização de um evento é algo que abrange muitos elementos importantes, pois é algo que exige especialização técnica, estratégias, experiência e conhecimento sobre o tema que será realizado no evento proposto.

Ao destacar a importância da organização, pode-se afirmar que, para o organizador, o evento significa trabalho, iniciativa, criatividade, competência e resultados, porém, para os participantes, o sentimento é de consagração, realização e integração.

O evento, no Brasil, é tratado em suas dimensões teóricas-práticas, como fenômeno exclusivo da área de comunicações, sendo este fato ligado às condições estratégicas que os profissionais dessa área devem possuir. Não se pode negar, no entanto, que esta ferramenta, o evento, e seu planejamento oferecem um grande espaço para os relações-públicas e, cada vez mais, esse interesse das empresas vem com a intenção de fortalecer o seu conceito e seu posicionamento perante os públicos.

A Professora Tassiara Camatti, Doutora em Comunicação pela PUCRS e atual professora de Relações Públicas da PUCRS e da UFRGS, quando questionada sobre a relevância do planejamento, diz, “acredito que a relevância do planejamento encontra-se na intenção de buscarmos conhecer o ambiente, suas ameaças e oportunidades, para idealizarmos um evento que aproveite os recursos disponíveis e desenvolva-se de modo estratégico. Ou seja, com base no conhecimento prévio do cenário (o diagnóstico) é possível vislumbrarmos os diversos caminhos que podemos seguir e optarmos pelo mais adequado às nossas intenções.

Eventos são todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo. O que torna o evento uma atividade de comunicação é a sua capacidade de planejar e executar o planejamento, através de processo de pesquisa interativa, de levantamento de dados e informação dos interesses de uma organização.

Podemos destacar as seguintes denominações de evento: – ação mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, para um bom resultado; – atividades em conjunto para alcançar o seu público-alvo; – ato comemorativo, com finalidade mercadológica ou não, visando apresentar, conquistar e/ou recuperar seu público-alvo; – ação previamente planejada com objetivo de alcançar resultados.

Para um evento trazer o resultado esperado, tanto para a empresa quanto para o consumidor, o gerenciamento de projetos é uma ferramenta essencial para o seu desenvolvimento. Esta metodologia vem se destacando para um melhor resultado quando aplicada de forma correta. Essa técnica desperta o interesse de profissionais de diversas áreas, conseguindo, assim, atingir seus objetivos no menor tempo, com o menor custo possível, evitando “retrabalho” e problemas não previstos. Requer a escolha criteriosa de procedimentos seguros e pessoas qualificadas.

Além disso, o evento é também um poderoso veículo publicitário que deve ser explorado com o intuito de veicular positivamente a imagem da empresa, seus produtos ou serviços. Tassiara destaca ainda que “quando planejamos um evento nos diferenciamos por conhecer o contexto, delinear estratégias, decidir pelo melhor modo de execução, monitorar o desenvolvimento do evento e avaliar seus resultados, além de termos condições de flexibilizar e adaptar nossos planos sempre que um fato novo surgir. Neste ponto verifica-se a indispensável presença de um profissional de Relações Públicas, pois requer uma gestão bem complexa.

O Planejamento, é a fase mais demorada, nesta fase é realizado o levantamento de todas as informações/dados, definem-se os objetivos a serem atingidos e se estabelece um plano de trabalho. Define-se uma comissão organizadora e esta é responsável por definir e delegar a responsabilidade de cada um, planejar, organizar, executar e avaliar o evento.

As fases do processo de planejamento e organização de eventos são: concepção – incorporação da ideia; pré-evento – planejamento e organização; per ou transevento – realização; pós-evento – avaliação e encerramento. O pré-evento é o planejamento, o planejamento se faz necessário em qualquer atividade humana, o planejamento é a “palavra chave” num processo de organização de um evento.

 O Planejamento como diferencial de mercado

 As empresas, ao escolherem o evento como estratégia de mercado, devem visar os seguintes objetivos, isoladamente ou em conjunto: aproximar o público da empresa; associar a marca ao evento ou atividade criando um link de ligação e lembrança; criar imagem favorável junto à opinião pública; reduzir barreiras geradas por acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com a atividade, fatores ambientais, culturais, ou sociais e, principalmente, ampliar o nível de conhecimento do processo.

Para que a empresa obtenha destaque na atividade de planejamento de um evento, não basta ser igual ao que o mercado já oferece, tem que provar ao cliente que tem o “algo mais”, a relação deve ser de confiança, logo, o atendimento aos processos e aos desejos do cliente deve demonstrar sintonia através do planejamento com excelência.

Para o profissional de Relações Públicas é importante compreender o evento como estratégia mercadológica, tanto em relação ao alto índice de retorno e resultados que a empresa alcança, quanto com os cuidados que se deve ter para evitar as falhas, pois, basta uma bem pequena para causar enorme prejuízo à imagem da marca, anulando todos os esforços e resultados obtidos anteriormente.

Atualmente, as organizações têm se deparado com uma concorrência que, a cada dia, torna-se mais acirrada. Para vencê-la, a empresa deve destacar-se no mercado atual, através do desenvolvimento de um planejamento estratégico, o direcionando de forma adequada ao seu público-alvo. Para isso deve, antes de tudo, identificar as oportunidades do mercado ainda não explorado, obter conhecimento dos pontos fortes e fracos da concorrência, buscar novidades, além de manter-se sempre atualizado.

O mercado atual apresenta melhores saídas para as empresas que pesquisam e planejam suas atividades. Inúmeras vezes são necessárias mudanças rápidas, dinâmicas e constantes e nem sempre as empresas estão preparadas para essas mudanças bruscas. É nesse ponto que entra o diferencial do profissional de Relações Públicas.

A professora Tassiara salienta que, “O relações públicas é o profissional formado para gerir de modo estratégico a comunicação. Com o desenvolvimento da visão sistêmica, consegue compreender os diversos processos organizacionais e interpessoais, que são a base para o trabalho de gestão, seja estratégica, tática ou operacional. No planejamento e execução dos projetos de eventos, o RP tem condições de administrar todo o processo, desde o diagnóstico até a avaliação dos resultados, levando em conta públicos, ambiente, estrutura, recursos, enfim, todos os elementos que serão necessários para a concretização de um evento que atinja os objetivos definidos. Além disso, a meu ver, o RP tem condições de perceber aspectos da comunicação não-verbal, que podem ser importantes sinalizadores no processo comunicacional”. No sentido de se destacar e alcançar sucesso é que o planejamento de todas as etapas, inclusive as não previstas, torna-se o grande diferencial do mercado.

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